Tietosuojailmoitus asiakkaalle

Dorpat OÜ (jäljempänä ”me”) arvostaa suuresti jokaisen asiakkaansa (jäljempänä ”sinä”) yksityisyyden suojaa. Tässä tietosuojailmoituksessa kerromme, mitä tietoja keräämme sinusta, miksi teemme sitä ja mitä teemme tiedoillasi.

1. Keitä olemme?
2. Mitä tietoja keräämme sinusta ja keneltä saamme niitä?
3. Miksi tarvitsemme tietojasi? Mitä tapahtuu, jos et anna tietoja?
4. Millä oikeusperusteella käsittelemme tietojasi?
5. Kenen kanssa jaamme tietojasi?
6. Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?
7. Mitä tietoihisi liittyviä oikeuksia sinulla on?

Keitä olemme?
Tarton vanha saksankielinen nimi Dorpat yhdistää kaupungin suurimman, 205-huoneisen hotellin sekä tilavan à la carte -ravintolan ja hyvinvointikylpylän.

Ryhdymme asianmukaisiin teknisiin, fyysisiin ja organisatorisiin turvatoimiin suojataksemme henkilötietojasi katoamiselta, tuhoutumiselta ja luvattomalta pääsyltä.

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojailmoituksesta, lähetä sähköpostia osoitteeseen info@dorpat.ee.

Mitä tietoja keräämme sinusta ja keneltä saamme niitä?

 Keräämme sinusta seuraavia tietoja:

• henkilötiedot, kuten etu- ja sukunimi, syntymäaika/henkilötunnus
• yhteystiedot, kuten kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• matkustajarekisteriin merkittävät tiedot: Viron matkailulain vaatimat tiedot majoitusliikkeen asiakkaasta, kuten kansalaisuus, asiakkaan kanssa majoittuvan puolison tai alaikäisen nimi, syntymäaika ja kansalaisuus, majoituspalvelun tarjoamisaika jne.
• luottokorttitiedot, kuten kortin numero, haltijan nimi, voimassaoloaika
• valvontakameran tallenteet, jos käyt majoitusliikkeessä tai muissa tiloissamme, joissa on turvallisuussyistä videolaitteet tai muut elektroniset tai digitaaliset valvontajärjestelmät tai -laitteet
• tiedot henkilökohtaisista mieltymyksistä, kuten huoneen luokka, näkymä kaupunkiin, lemmikkieläin jne.

Yleensä saamme tiedot suoraan sinulta, kun teet huonevarauksen tai tiedustelun verkkosivuillamme www.dorpat.ee, puhelimitse tai sähköpostitse tai ostat meiltä palveluja itse paikalla.

Lisäksi tietojasi välittävät meille matkatoimistot, huonevarausyritykset ja muut majoituspalvelujen välittäjät, joilta olet tilannut majoituksen ja/tai muut tarjoamamme palvelut. Ellemme ole saaneet tietoja suoraan sinulta, toimitamme sinulle tietosuojailmoituksen mahdollisimman pian saatuamme tiedot.

Miksi tarvitsemme tietojasi? Mitä tapahtuu, jos et anna tietoja?
Käytämme tietojasi tilaamiesi majoituspalvelujen ja/tai muiden palvelujen tarjoamiseen, lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseen ja yleisiin kaupallisiin tarkoituksiin, kuten esimerkiksi seuraaviin:

• henkilötiedot – näitä tietoja tarvitsemme varmistuaksemme asiakkaan oikeasta henkilöllisyydestä, jotta voimme tarjota palvelun henkilölle, joka todella tilasi sen
• yhteystiedot – näitä tietoja tarvitsemme ottaaksemme yhteyttä sinuun; yleensä otamme yhteyttä puhelimitse tai sähköpostitse, mutta joissakin tapauksissa myös kotiosoitteen käyttö voi olla tarpeen (jos emme esimerkiksi tavoita sinua muilla viestimillä)
• matkustajarekisteriin merkittävät tiedot – näiden tietojen kysymiseen meidät velvoittaa Viron matkailulaki; tavoitteena on ehkäistä riskejä, joita voi piillä esimerkiksi laittomassa maahanmuutossa
• luottokorttitiedot – näitä tietoja tarvitsemme, jos hotellin järjestyssäännöt ja majoituspalvelusopimus oikeuttavat meidät veloittamaan luottokortiltasi tietyn rahamäärän tilaamistasi palveluista maksamiseen tai kulujen korvaamiseen
• tiedot henkilökohtaisista mieltymyksistä – jos kysymme tällaisia tietoja tai jos ilmoitat niitä meille oma-aloitteisesti, käytämme niitä tarjotaksemme sinulle parempaa, toiveidesi ja mielenkiinnonkohteidesi mukaista palvelua.

Ellet ilmoita meille matkustajarekisteriin merkittäviä tietoja, emme voi tarjota sinulle majoituspalvelua.

Millä oikeusperusteella käsittelemme tietojasi?
Harjoittamamme tietojesi käsittely perustuu erilaisiin oikeusperusteisiin:

• tarve perustaa sopimussuhde kanssasi tai noudattaa kanssasi tehtyä sopimusta
• suostumuksesi – jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, muista, että sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa
• tarve täyttää lakisääteiset velvollisuutemme (esimerkiksi tietojen merkitseminen matkustajarekisteriin ja säilyttäminen 2 vuoden ajan)
• tarve valvoa oikeutettuja etujamme, mukaan lukien yrityksen johtaminen ja liiketoiminnan harjoittaminen yleensä sekä lainrikkomusten ja petosten toteaminen
• tarve valvoa sinun tai kenen tahansa muun henkilön elintärkeitä etuja (esimerkiksi ilmoittamalla tietosi hätätilanteessa ambulanssin henkilökunnalle)
• muu lain sallima peruste.

Kenen kanssa jaamme tietojasi?
Emme jaa käyttöömme annettuja tietoja muissa kuin rajoitetuissa tapauksissa, jotka on esitetty alla, ja mikäli se on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa kuvattujen tavoitteiden saavuttamiseksi:

• Sidosyritykset: voimme jakaa henkilötietojasi sidosyritystemme kanssa, jotka sijaitsevat vain EU-maissa.
• Palveluntarjoajat: kuten monet muut yritykset, mekin voimme tilata tietojen käsittelypalveluja, kuten esimerkiksi atk- ja konsultointipalveluja, luotettavilta kolmansilta palveluntarjoajilta.
• Viranomaiset: voimme jakaa tietoja viranomaisten kanssa, jos laki velvoittaa meidät jakamaan niitä tai jos tietojen jakaminen on välttämätöntä oikeuksiemme valvomiseksi.
• Asiantuntijat ja muut ammattilaiset: voimme jakaa tietojasi eri alojen ammattilaisten kanssa, joita ovat tilintarkastajat, asianajajat, kirjanpitäjät ja muut konsulttipalvelujen tarjoajat.
• Muut henkilöt yrityksen liiketoimien yhteydessä: silloin tällöin voimme jakaa tietojasi kolmansien henkilöiden kanssa liiketoimien yhteydessä, esimerkiksi myydessämme yhtiön tai yhtiöosuuden toiselle yrittäjälle, tai yritystoiminnan uudelleenjärjestelyn, yhteisyrityksen perustamisen, yhdistymisen tai yrityksen omaisuuden muulla tavalla tapahtuvan uudelleensijoittamisen yhteydessä.

Jakaessamme tietojasi edellä mainittujen henkilöiden kanssa varmistamme tietosuojan meidän ja kyseisen henkilön välisellä tietojenkäsittelysopimuksella.

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai sellaisiin maihin, joista ei ole 95/46/EY-direktiivin 25 artiklan 6 kohdan tai sitä seuraavana asiakirjana olevan (EU) 2016/679 -asetuksen 45 artiklan 1 kohdan perusteella tehty päätöstä tietosuojan tason riittävyydestä. 

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?
Säilytämme tietojasi niin pitkään, kuin se on tarpeen erilaisten tietojenkäsittelytavoitteiden saavuttamiseksi.

Yritys nojautuu henkilötietoja säilyttäessään seuraaviin kriteereihin:

• niin pitkään kuin henkilötietoja tulee säilyttää tarjotaksemme palveluja
• jos asiakkaalla on yrityksen käyttäjätili tai kanta-asiakaskortti, säilytämme henkilötietoja tilin/kortin voimassaoloajan loppuun asti tai niin kauan, kuin niitä tarvitaan palvelujen tarjoamiseen henkilölle
• jos yrityksellä on lakisääteinen, sopimuksen mukainen tai muu vastaava velvollisuus säilyttää henkilön tietoja, niitä säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tämän velvollisuuden täyttämiseksi
• sopimussuhteen päätyttyä säilytämme tiettyjä tietoja niin kauan, kuin henkilöllä (tietojen subjektilla) tai itse yrityksellä on sopimuksen mukaan oikeus periä vastapuolelta saatavia.

Matkustajarekisteriin merkittyjä tietoja säilytämme matkailulain mukaisesti 2 vuotta merkinnän tekemisestä.

Luottokorttitietoja säilytämme meidän välisemme majoituspalvelusopimuksen asianmukaiseen täyttämiseen asti.

Jos olet antanut meille suostumuksen suoramarkkinointiaineiston lähettämiseen, säilytämme yhteystietojasi siihen asti, kunnes peruutat suostumuksesi.

Mitä tietoihisi liittyviä oikeuksia sinulla on?
Sinulla tietojen subjektina on seuraavat oikeudet:

1. Oikeus tutustua tietoihin – sinulla on oikeus tietää, mitä sinua koskevia tietoja säilytetään ja miten niitä käsitellään.
2. Oikeus korjauttaa tietoja – sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi korjaamista, jos ne ovat vääriä.
3. Oikeus poistattaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”) – sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus vaatia, että me poistamme henkilötietosi (jos esimerkiksi emme enää tarvitse niitä tai jos peruutat meille tietojen käsittelyyn antamasi suostumuksen jne.).
4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus kieltää tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyksi aikaa (jos olet esimerkiksi esittänyt tietojen käsittelyä koskevan vastaväitteen).
5. Oikeus esittää vastaväitteitä – sinulla on tapauskohtaisesti oikeus esittää henkilötietojesi käsittelyä koskevia vastaväitteitä, jos tietojasi käsitellään oikeutetun etumme tai yleisen edun vuoksi. Henkilötietojen käsittelyn suoramarkkinointitarkoitukseen voi kuitenkin kieltää milloin tahansa.
6. Tietojen siirtämisen oikeus – sinulla on oikeus vaatia meille toimittamiesi tietojen siirtämistä itsellesi koneella luettavassa muodossa. Voit vaatia tietojen siirtämistä myös suoraan muulle vastuuhenkilölle, jos se on teknisesti mahdollista. Siirto-oikeus koskee vain sellaisia tietoja, joita käsittelemme suostumuksesi perusteella tai kanssasi tehdyn sopimuksen noudattamiseksi.
7. Automaattinen päätöksenteko (mm. profiilianalyysi) – jos olemme tiedottaneet sinulle, että käytämme automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa (mm. profiilianalyysia), joka aiheuttaa sinua koskevia oikeusseurauksia tai vaikuttaa merkittävästi sinuun, voit vaatia, että päätöstä ei tehdä yksinomaan automaattisen tietojenkäsittelyn perusteella.

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojailmoituksesta tai haluat jättää hakemuksen tietojen subjektin oikeuksien käyttämisestä, lähetä sähköpostia osoitteeseen info@dorpat.ee.

Teemme parhaamme käsitelläksemme hakemuksesi ja toiveesi ajoissa ja maksutta, paitsi jos siihen liittyisi kohtuuttomia kuluja. Ellet ole tyytyväinen vastaukseemme, voit valittaa asiasta Viron tietosuojavirastolle (Andmekaitse Inspektsioon).

Dorpat OÜ
Soola tänav 6, 51004 Tartu (Tartto), Viro
Puh. +372 733 7180, sähköposti info@dorpat.ee

20.1.2022